Gestão Integrada: por que trocar seu ERP?

Com mais de 30 anos de experiência em ERP, Marco Antônio Salvo tem o maior canal sobre ERP do Brasil, o Mestre do ERP. (Foto: Divulgação)

A evolução dos sistemas de gestão empresariais, mais conhecidos pela sigla ERP, tem sido acelerada nos últimos anos. Se antes a tecnologia significava uma solução robusta, modular, que demandava um computador dedicado, hoje contamos com aplicativos leves, conectados a plataformas amigáveis, que trazem a gestão para a palma de mão dos empreendedores.

Atuo mercado há mais de 30 anos e assisti de perto a essa evolução. Minha experiência em consultoria e implantação de sistemas integrados de gestão em centenas de empresas brasileiras, me incentivou a criar um canal de comunicação chamado Mestre do ERP. Se você já conhece, fico feliz em saber. Se não, será um prazer receber sua visita digital.

No Mestre do ERP, compartilho periodicamente meu conhecimento sobre o assunto, para ajudar as empresas na reflexão sobre algumas decisões de negócios:

1. Se sua empresa não tem sistema de gestão integrado, existe um momento mais oportuno para fazer esse investimento?
2. Se sua empresa possui um ERP, mas percebe que precisa modernizá-lo para obter recursos mais avançados e respostas de negócios melhores, existem indicativos sobre o melhor momento para trocar?
3. Se sua empresa tem uma solução que atende suas necessidades de negócios presentes, mas é hora de crescer, quais as melhores alternativas pensando no futuro?

Leitores e leitoras, neste artigo, apresento respostas que encontrei na minha experiência com consultoria e implantação, mas também nos eventos dos quais tenho participado, em que se discute o futuro dos sistemas integrados de gestão. Espero que sejam informações úteis para que sua empresa encontre a resposta: por que trocar meu ERP?

Tecnologia que orienta as decisões

Uma das vantagens da adoção de um sistema moderno e flexível de ERP é a possibilidade de configurá-lo para que ele trabalhe olhando para os indicadores futuros ao invés do balanço do que já aconteceu. Se a solução que sua empresa utiliza trabalha exclusivamente com a perspectiva do passado, esse pode ser um indicador de que está na hora de fazer a troca.

O que oferecem de diferente as soluções atuais? Entre várias vantagens, permitem que a equipe de gestão configure alertas para determinadas situações, para ajudar na tomada de decisões, tornando-a mais rápida e assertiva. É possível, por exemplo, que o ERP sinalize uma tendência de queda de vendas a partir do atingimento de um determinado patamar padrão a ser configurado. Toda vez que o comportamento comercial sair daquele padrão, o sistema emite um alerta para quem é responsável pela tomada de decisão.

O mesmo raciocínio pode ser usado para controlar o estoque, fazer previsões de aumento ou redução de quadro de pessoal, equilibrar o fluxo de produção de acordo com a demanda do mercado. A configuração coloca o sistema a serviço do negócio, como parte integrante da análise de dados para a tomada de decisões, antes mesmo dos problemas acontecerem.

Máquinas, equipamentos, processos e pessoas integrados

A nova geração do ERP é baseada no conceito de plataformas que conversam entre si por meio de tecnologias que conectam outras tecnologias (Composable ERP). O que atualmente tratamos como módulo do sistema de gestão, vai funcionar como um orquestrador entre máquinas, equipamentos, processos e pessoas.

Por exemplo: o e-commerce da empresa está conectado ao estoque, logística e faturamento? Quando o cliente compra online, seja em um marketplace ou uma venda por Whatsapp, é emitida uma ordem de compra que gera automaticamente as informações para o estoque, entrega e faturamento? Quem sabe uma pesquisa pós-venda? Pois o ERP consegue orquestrar todas essas operações, o que melhora a experiência e os controles existentes. Melhora também a experiência do consumidor.

Muito em breve, com o crescimento da automação industrial, uma esteira de produção ou um depósito comercial poderão ter sensores conectado à internet, que geram informações em tempo real sobre suprimentos, unidades produzidas ou vendas, por exemplo. A internet das coisas (IoT) será responsável por essa transformação. O ERP vai conectar essas tecnologias existentes e gerenciar, em tempo real, indicadores de produção.

Se na sua empresa essa conexão ainda depende da troca de e-mails, processos manuais, mensagens de Whatsapp ou conversas telefônicas, a possibilidade de erros cresce. Esse pode ser mais um indicativo de que é hora de pensar em trocar o ERP.

Pessoas e máquinas juntas

Com um sistema integrado avançado, a empresa investe também em mobilidade, compliance e cyber segurança. No futuro, as várias soluções que serão desenvolvidas para a gestão de negócios vão conviver em um ambiente digital comum, de onde será possível extrair informações qualificadas e adequadas à tomada de decisões. O acesso será via celular, tablet ou notebook conectados à internet, em tempo real.

A perspectiva do ERP do amanhã é de um orquestrador de microsserviços, que podem ser oferecidos por aplicativos, sistemas, equipamentos, plataformas de atendimento e pagamento, entre várias outras possibilidades. As equipes de gestão terão que conhecer bem seus negócios, analisar as tecnologias e criar seu próprio ecossistema digital, regido pelo ERP.

A decisão pela implantação do sistema de gestão integrado ou pela atualização do ERP exigirá de gestores e gestoras um olhar para o futuro de suas organizações, com planejamento estratégico, pleno aproveitamento da tecnologia e mudança de mentalidade para mergulhar no processo de transformação digital.

Leitores e leitoras, não se trata apenas de trocar ou não de ERP. Mas de pensar se a gestão de sua empresa está olhando para a frente ou conduzindo a empresa com os olhos no retrovisor. O que era distante ontem, do ponto de vista tecnológico, faz parte da vida da gente hoje.

Está pensando em trocar seu ERP?

Relatórios manuais, levantamentos de dados em planilhas, registros dispersos em diferentes sistemas são mais sujeitos a erros e podem atrasar a tomada de decisões. Na medida em que a empresa cresce, automatiza rotinas e digitaliza processos, avança também a complexidade das informações com as quais tem que lidar. Nessa hora, surge a discussão sobre a implantação ou troca do ERP.

Não existe um momento ideal para trocar, visto que é um investimento de longo prazo, que traz ganhos para a empresa, mas envolve processos complexos de tomada de decisão. A atualização tecnológica do sistema de gestão demanda avaliar o impacto que a falta de informações ou os erros de análise de dados possam ter sobre o seu negócio. 

Embora cada empresa tenha que fazer uma avaliação interna para sua tomada de decisões, existem alguns sinais de que está na hora de fazer uma troca: o sistema atual não se integra a outras tecnologias usadas pela empresa; o acesso é feito exclusivamente a partir de uma máquina onde está instalado; a cada atualização existe a necessidade de adequar vários outros sistemas, com perda de tempo e recursos; as respostas para as perguntas de negócios se tornam mais demoradas e menos assertivas.

Planejamento anual: existe uma época certa para implementar ou trocar o ERP?

Normalmente, o ano contábil das empresas é diferente do ano civil. Muitas vezes, programar a troca do ERP para dezembro ou janeiro pode prejudicar o funcionamento do negócio, se ele tiver um fluxo muito alto de transações por causa do Natal, por exemplo.

O processo de implantação demora entre 3 e 6 meses, por isso, é importante planejar a troca com bastante antecedência, tomando cuidado com aspectos como prazos de fechamento contábil, sazonalidade, calendário tributário e fiscal. Idealmente, a troca não deve ser feita em períodos de grandes volumes de vendas, contratação ou alta na produção. No agronegócio, por exemplo, deve-se evitar fazer a troca nos momentos de pico da safra.

Cabe à equipe responsável fazer um planejamento que contemple todas as etapas, da pesquisa da solução até os testes antes do sistema entrar em operação definitiva. No canal Mestre do ERP você encontra muito material que orienta sobre essa importante decisão, inclusive um curso completo, que orienta as empresas com grande riqueza de detalhes. Faça uma visita e fique à vontade para entrar em contato e tirar duas dúvidas sobre a melhor hora de trocar seu ERP.

Sobre o autor:

Mestre do ERP: Com mais de 30 anos de experiência em ERP, Marco Antônio Salvo possui experiência na área de serviços, desenvolvimento e software. Atualmente atua na área de desenvolvimento de novos negócios e soluções na Sankhya Gestão de Negócios, e tem o maior canal sobre ERP do Brasil, o Mestre do ERP.

(Fonte: Mestre do ERP | Conteúdo de Marca)